🧹 Google Workspace (E-posta ve Drive) Kota Yönetimi ve Temizlik Rehberi

Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi (BGYS) politikalarımız gereği güncellenen kota sınırlarına (Akademik: 20 GB, İdari ve Öğrenci: 5 GB) uyum sağlamak için hesabınızda aşağıdaki adımları izleyerek yer açabilirsiniz.

1. Mevcut Kota Kullanımınızı Nasıl Kontrol Edebilirsiniz?

Hangi servisin (Drive, Gmail veya Google Fotoğraflar) ne kadar alan kapladığını görmek için:

1. Bilgisayarınızdan tarayıcınızı açın ve e-posta hesabınıza giriş yapın.
2. Sağ üst köşedeki Google Uygulamaları (dokuz nokta) menüsünden Drive'a tıklayın.
3. Sol menünün en alt kısmında yer alan "Depolama Alanı" (Storage) seçeneğine tıklayın.
4. Açılan sayfada verilerinizin servislere göre dağılımını detaylıca görebilirsiniz.

2. Gmail'de Çok Yer Kaplayan E-postaları Bulma ve Silme

Genellikle kotayı dolduran ana unsur, büyük boyutlu eklere (PDF, video, sunum vb.) sahip maillerdir. Bunları tek seferde bulup silmek için:

1. Gmail arama çubuğuna tıklayın.
2. En sağdaki Arama Seçeneklerini Göster simgesine tıklayın veya arama çubuğuna doğrudan şu komutu yazın: has:attachment larger:10M
3. Çıkan sonuçlarda gereksiz olanları seçin ve Sil (Çöp Kutusu) simgesine tıklayın.

3. Belirli Bir Tarih Aralığındaki veya Eski E-postaları Topluca Silme

Yıllar öncesine ait, artık ihtiyacınız olmayan mailleri tarih filtresiyle kolayca silebilirsiniz:

• Belirli bir yıldan eski mailleri bulmak için: Arama çubuğuna older_than:2y yazıp aratın.
• Belirli bir tarihten önceki mailleri bulmak için: Arama çubuğuna before:2023/01/01 yazıp aratın.
• Toplu Silme İşlemi: Aramayı yaptıktan sonra tümünü seçip, ekranda beliren “Bu aramayla eşleşen tüm görüşmeleri seçin” bağlantısına tıklayın ve ardından silin.

⚠️ 4. Çöp Kutusunu Boşaltmayı Unutmayın! (Kritik Adım)

Sildiğiniz e-postalar ve Drive dosyaları Çöp Kutusu'na gider ve 30 gün boyunca orada bekler. Çöp kutusundaki veriler kotanızda yer kaplamaya devam eder.

• Gmail'de: Sol menüden Diğer > Çöp Kutusu yolunu izleyin ve sağ üstteki "Çöp Kutusunu Şimdi Boşalt" seçeneğine tıklayın.
• Google Drive'da: Sol menüden Çöp Kutusuna tıklayın ve sağ üstteki "Çöp Kutusunu Boşalt" butonuna tıklayın.